KPIとは?業務の目標に対する進捗状況を具体化する指標!

KPIとは、事業目標を達成するためのプロセスが適切に実行されているかを計測する指標です。

KPIでは、月、週、日といった単位で事業の進捗度合いを測定し、期間ごとのパフォーマンスを評価します。そして、業績が計画通りでなければ対策が取られ、改善策の策定や実施を行います。

KPIは、このように事業目標に達するまでの過程において、現在の行動が正しいのかどうかを確認する重要な指標です。

今回は、このKPIやその他の指標について、詳しく解説します。どれも事業の業績を分析するには重要な指標となりますので、ぜひ企業の運営に携わる方は参考にしてください。

目次

KPI(Key Performance Indicator)とは

KPI(Key Performance Indicator・重要業績評価指標)は、事業における目標を達成するまでの「達成度合い」を中間測定する指標です。

分かりやすく一例を挙げると、営業部門における「訪問件数」や「見積依頼件数」などがあてはまります。訪問や見積依頼が増えることで、その後の契約数、業績の向上に繋がることから、KPIが重視されるようになりました。

KPIとは、個人や組織が様々な業務を進める中で、その達成度合いを具体的な数値で測定することにより、目標に対しての現在値を表わす指標となります。このKPIは、基本的に数値で表し、次に解説する「KGI(重要目標達成指標)」の中間指標としての役割を果たします。

KGIとの違い

KGIとは

KGI(Key Goal Indicator・重要目標達成指標)は、定めた期間中に、何をどのくらい達成するかという「最終目標」を数値で表し、指標化するものです。

これは、事業目標を具体的に表わすことで作成できます。例えば「同じ業界の企業中でシェアを1位にする」という表現では、その目標が曖昧です。そこで「売上を今年度の2倍にする」や「売上高を1億円にする」という具体的な指標を、KGIとして設定します。

KGIを設定することで、社員や従業員が目指す目標が明確になります。そして「自分が何をしなければいけないか」を具体的に計画できるのです。

このように、中間指標であるKPIと最終目標であるKGIによって、売上や利益、それに必要な顧客数や販売量などが設定されます。

KGIとKPIの違い

KGIとKPIの違いは、最終目標と中間目標の違いです。KGIが最終的な目標値であるのに対し、KPIはその過程のおける中間となります。

実際にKGI(最終目標)を達成するには、KPIの中間測定指標は欠かせません。それは、KPIが達成できないとKGIの達成も難しくなるからです。このように、KGIとKPIは相互に密接に関わります。

KFSとの違い

KFSとは

KFS(Key Factor for Success・重要成功要因)は、KPIに類似している言葉で、ビジネスを成功へ導くための鍵となる重要な要素となります。

KFSを数値で指標化したものが「KPI」と考えると分かりやすいでしょう。

KFSとKPIの違い

KPIとは、先ほど説明したように「KFSを数値化したもの」です。ここで、個人や組織の重要目標達成指標であるKFSの設定を間違うとKPIの達成が不可能となります。そこで、KFSを正しく設定することによりKPIの達成ができ、最終的にKGIに繋がるのです。

KPIを設定するメリット

KPIを導入することには、様々なメリットがあります。そこで、KPIをあなたのビジネスに活かすために、どのようなメリットがあるのかを把握することが重要です。

KPIのメリットは、以下のようなメリットがあります。

  1. KGI(目標)の達成プロセスを可視化できる
  2. 実行すべき行動が明確になる
  3. 組織内での評価基準を統一化できる
  4. PDCAサイクルを回しやすくなる
  5. 生産性が向上する
  6. 事業に関わるスタッフの成長を促すことができる

1.KGI(目標)の達成プロセスを可視化できる

この目標達成までのプロセスを可視化できることは、KPIを設定する最も大きなメリットと言えるでしょう。KPIは、KGIに至るプロセスにおいての中間実績を数値に変換して表わすため、目標達成までの進捗具合を明確に示すことが可能です。

また、このKPIを設定していく中で、目標達成までのプロセスを精査するため、スタートからゴールまでの全体像を把握するのにも役立つでしょう。

2.実行すべき行動が明確になる

KPIを設定することにより、目標に対する進捗状況が可視化されるため、実行すべき行動が明確になります。

目標を設定するだけでは、具体的なアクションを見失う可能性があります。そこで、KPIによって「目標予算の達成率、現在の商談件数、契約予定件数」など、目標を達成するまでの具体的な数値を示すことでやるべき行動を明確にできるのです。

3.組織内での評価基準を統一化できる

KPIを設定することにより、それぞれの業績に対して数値に基づいた客観的な評価ができるようになります。このように、組織内での評価基準を統一することは、極めて重要です。事業における公平性を保ち、全体のレベルアップに期待ができるでしょう。

それ以外にも、KPIを設定することで、組織ごとに異なる業務の進捗状況を評価、比較する際にも役立ちます。例えば、営業部門と製造部門では、担当している業務が違うため、一律に評価することができません。しかしKPIを使うことにより進捗状況を数値に変換できるため、どの業務でも比較することが可能になるのです。

4.PDCAサイクルを回しやすくなる

KPIの設定により、KGIに向かう行動の結果が数値として見えるため、業務改善のために行うPDCA「Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)」が回しやすくなるメリットがあります。

KPIを設定していなければ、結果に対する根拠の裏付けができないため、改善策が明確になりません。KPIを設定することによって業務内容の要因が明確になり、プロジェクトを正しい方向に改善していけるのです。

5.生産性が向上する

KPIを設定することで、業務内容に優先順位を付けることができます。それぞれの業務に優先順位を付けることで、無駄な作業を減らし業務の効率化が可能になります。

また、他の業務と連携した相乗効果も期待できるでしょう。営業と製造がプロセスを共有することで生産性がアップするなど、KPIによる業務改善が容易になるのです。

6.事業に関わるスタッフの成長を促すことができる

KPIを設定することで、KGIへのプロセスが可視化されると、個々のスタッフの行動が明確になります。そして、KPIの達成のために何を優先して対応すべきかといった、個人のスキルアップにも良い影響を与えるのです。

KPI設定方法

KPIを設定する際は、最終目標であるKGIを設定し、その数値を基にして指標を定めます。この目標値の設定に一貫性を持たせるためにも、KGIを先に設定し、KFSとなる要素を抽出します。そして、KFSを数値化してKPIを設定する流れとなります。

以下では、KPIのメリットや設定方法について解説します。

①KGIを設定する 

まず最初に、最終目標となるKGIを設定しましょう。KGIをより具体的に設定することで、中間目標であるKPIの精度も上がります。そのためにもKGIを具体的な数値で示し、分かりやすく達成目標を定めることが重要です。イメージしやすい数値でKGIを明確に定義すれば、KPIも具体的で明確になるでしょう。

例えば、商品Aの年間売上目標(KGI)を1億円に設定し、上半期の売上(KPI)を6,000万円とする。このように設定します。その上半期の6,000万円を達成するためのマーケティングの活動内容がKFSとなります。

②KFSを抽出する

KGIが設定できれば、重要成功要因であるKFSを抽出します。KFSの抽出は、KGIを細分化し、具体的な作業内容まで分析することで可能となります。

③KPIを設定する

次に、KFSによって抽出した成功要因を、KPIの数値による指標で表します。ただし、KPIを多く複雑に設定し過ぎると、業務の管理コストが膨大になり、逆に作業効率が落ちる可能性があります。そこで、重要なプロセスだけをKPIに設定することが大切です。

KPIを設定する際のポイント

KPIを設定する際のポイントには「SMARTの法則」があります。

KPIを間違った内容で設定すると、その効果を発揮できません。そこで「SMARTの法則」に沿って目標値を設定することが重要です。

「SMARTの法則」は以下の5つの頭文字から作られた造語です。

  • Specific 具体的、わかりやすい
  • Measurable 計測可能、数字になっている
  • Achievable 達成可能な
  • Relevant 関連性
  • Time-bound 期限

Specific 具体的、わかりやすい

KPIで設定する目標は、具体的で分かりやすいことが絶対条件となります。

KPIは、複数のスタッフで目標を共有しながら、協力し合うことで達成できるもの。しかし、KPIに一貫性がなく曖昧な内容であれば、解釈がバラバラになります。そこで、KPIで設定する目標は、分かりやすく具体的なものでなければならないのです。

Measurable 計測可能、数字になっている

KPIの目的は、中間過程の達成度合いを数値化することにあります。数値化できない目標の場合、効果的な評価ができないため、業務改善に役立ちません。

また、単に目標を数値化すれば良いというわけではなく、他の業務との指標と比較できるように、横断的な数値基準の統一化も重要です。そこで、KPIには「件数」「率」「回数」などの数値化しやすい指標を使うのが一般的です。

Achievable 達成可能な

KPIに設定する目標は、達成可能な数値であることも重要です。いくら高いKPIを設定しても、達成不可能な目標であれば意味がありません。また、あまりにも現実離れしたKPIは、スタッフのモチベーションを下げる可能性もあります。

KPIを設定する際は、現実的かつ理想的な数値を模索し、業務の改善と努力で達成できる値を設定しましょう。

Relevant 関連性

KPIは、最終目標であるKGIと直接繋がっているのが普通です。KGIとの関連性が低い、また全く関連性がないKPIの場合は、KPIを達成しても、設定したKGIの成果に結びつかない結果をもたらす可能性があります。しかも、業務の管理コストが嵩み、利益がマイナスになることも考えられます。そこで、KPIとKGIの関連性が明確かを常に確認することが重要です。

Time-bound 期限

KPIの効果を発揮するには、「いつまでに」「どれだけの成果を上げるか」といった期限を設けることが重要です。

そもそもKGIに期限があるため、KPIは更に短いスパンでその効果測定を行わなければなりません。企業活動は、期間がかかりすぎると費用対効果も悪くなります。そこで、長くても1ヶ月か2週間といった周期で効果を測定しながらKPIを測定して下さい。

KPIの具体的例

KPIの具体例を挙げる際には、KGIの設定も必要です。それは、先にも解説したように、KPIはあくまでKGIの過程の評価だからです。

以下では、下記の3つのKPIの設定を具体的に表記します。

  • マーケティング
  • 人事
  • 営業

まず、KPIとKGIの設定のポイントは、具体的かつ現実的であることが重要です。直近の数値などを参考に、リアルな数値を設定しましょう。

KPIの設定手順は、最初にKGIを設定し、そこから逆算して各業務のKPIを算出することが重要です。

Webマーケティングの場合

現在の月商が3,000万円で、自社サイトへの新規ユニークユーザー数20,000人、新規問い合わせ件数300件、新規商談件数60件だった場合で試算。

KPIを2倍にすることで月商も2倍にできないかを検討します。実現可能と判断された場合は、設定されるKGIは月商6,000万円、KPIは新規ユニークユーザー数40,000人、新規問い合わせ件数600件、新規商談件数120件と設定されます。

人事の場合

人事採用でKPIを設定する場合は、採用人数を倍にするからと言って、単純に内定を倍出せば良いという訳にはいきません。それは、内定後の辞退率や他部門への移動など、様々な条件を加味する必要があるからです。人事でのKPIは、過去の事例を参考にして、できるだけ正確な数値を算出しましょう。

営業の場合

営業職でKPIを設定する場合には、成約が見込める営業機会数や見込み客の成約率、営業案件数、顧客単価などを分析することで、明確な数値目標を立てることが可能となります。

営業では、とくに他の業務との連携も必要となるため、より横断的で分かりやすい数値を算出しましょう。

まとめ

このように、企業における業務目標をクリアするにはKGIとKPIの設定が欠かせません。

それは、企業にとって最も重要となる売上げ目標の達成には、プロセスの見える化が必要となるからです。

ここで紹介したKPIは、目標値となるKGIを達成するためのプロセスの評価指数です。KPIを組織全体で共有し、意思の統一を図ることで、売上げだけでなく、チームのモチベーションの向上にも期待ができます。KPIとKGIを適切に活用し、企業の目標をクリアしながら業績を挙げていきましょう。

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